Ikonka funkcji Kolejkowanie połączeń

Kolejkowanie rozmów

ustaw przychodzące rozmowy w jednej kolejce

Co to jest?

To funkcja służąca do ustawiania w kolejce do rozmowy osób dzwoniących do Twojej firmy. Oczekujący na połączenie może słuchać muzyki, a ponadto co pewien czas może być informowany o tym, na którym miejscu w kolejce aktualnie się znajduje.

Kolejka może być połączona tylko z jednym numerem albo z zespołem telefonów, a osoby odbierające połączenie mogą korzystać z numeru wewnętrznego lub zewnętrznego (np. numeru komórkowego). Dodatkowo można wybrać różne metody, według których centrala będzie próbowała połączyć dzwoniących z Twoimi numerami. Wśród opcji wyboru konsultanta mamy do dyspozycji m.in. dzwonienie do wszystkich naraz; do tego, który najdłużej czeka na połączenie; losowy.

W przypadku gdy klient trafił do niewłaściwego działu, można zawsze go przekierować do danej kolejki na Twojej wirtualnej centrali TeleCube. Zrealizujesz to poprzez Transfer Połączenia na wirtualny numer wewnętrzny, który jest przypisany każdej utworzonej kolejce.

Przeznaczenie?

Kilkukrotna próba połączenia się z firmą zakończona usłyszeniem sygnału zajętości nierzadko kończy się rezygnacją z dalszego kontaktu. Skutkując utratą klienta. Dlatego też, polecamy kolejkowanie rozmów tym podmiotom, do których często w jednym momencie dzwoni wielu klientów. Dzięki tej funkcji, żaden z dzwoniących nigdy nie usłyszy w słuchawce sygnału zajętości i nie będzie musiał ponownie próbować się dodzwonić.

Jak włączyć?

Aby włączyć kolejkowanie należy:

  • przejść w Panelu na stronie głównej do opcji w menu „Wirtualna Centrala”, a następnie wybrać „Moje centralki”,
  • wejść w tryb edycji centralki, w której chcesz uruchomić tą funkcję,
  • wprowadzić konkretne ustawienia, np. numer wewnętrzny, nazwę kolejki, strategię dzwonienia (poniżej prezentujemy dostępne schematy dzwonienia do konsultantów), zapowiedzi,
  • powiązać (umieścić w odpowiednim miejscu w schemacie) „Kolejkę” z elementem, dla którego chcesz ją włączyć (np. „Zespół” lub dany numer wewnętrzny).
Oferujemy następujące Strategia Dzwonienia do konsultantów


Na Wszystkie Telefony: Wszystkie telefony w Kolejce będą jednocześnie dzwoniły do momentu odebrania połączenia przez Konsultanta.

Polowanie: Centrala będzie dzwoniła do każdego telefonu w Kolejce według podanej poniżej kolejności lub w kolejności w jakiej Konsultanci się zalogowali. Czas dzwonienia pojedynczego Konsultanta ustawia się w polu ‚Maks. Czas Dzwonienia do Konsultanta’ w ‚Zaawansowanych Ustawieniach’.

Gorąca Pętla: Podobny do trybu ‚Polowania’ (jak powyżej), tylko że centrala rozpoczyna (kontynuuje) swoje dzwonienie od następnego Konsultanta w kolejce, u którego zakończyło się połączenie ostatnim razem gdy kolejka obsłużyła dzwoniącego.

Od Najskromniejszego Konsultanta: Centrala skieruje połączenie w pierwszej kolejności do Konsultanta, który odebrał najmniej połączeń w kolejce.

Od Najstarszego Konsultanta: Centrala skieruje połączenie w pierwszej kolejności do Konsultanta, który najdłużej czeka na połączenie.

Tryb Losowy: Centrala wybierze losowo Konsultanta z poniższej listy (lub z listy zalogowanych) i do niego przekieruje połączenie. Uwaga: Tryb losowy działa na bazie kombinacji (nie permutacji). Oznacza to, że każdy Konsultant ma taką samą szansę, że będzie wylosowany przy każdej ponownej próbie. Może się zdarzyć, że np. dwa razy pod rząd połączenie zostanie skierowane do tego samego Konsultanta.

Nowość – Kolejki VIP

Zachęcamy do korzystania z nowej opcji, o nazwie „Kolejki VIP”. Umożliwia ona priorytetowe traktowanie połączeń przychodzących od wybranych Klientów (numerów telefonicznych). Dzięki niej określone numery nie będą musiały czekać w kolejce, jak każdy inny numer, ale zostaną od razu przesunięte na początek kolejki.
Celem wdrożenia „Kolejek VIP” należy wejść w zakładkę z górnego menu, na Panelu Klienta „Wirtualna Centrala”, a następnie kliknąć w „Książka Telefoniczna”. W kolejnym kroku należy kliknąć w przycisk „Utwórz Nową Książkę Telefoniczną” i przygotować książkę, która będzie zawierała numery, które mają być traktowane priorytetowo w kolejce. Sugerujemy żeby nazwa książki zawierała słowo „VIP”, co pozwoli zorientować się, że chcesz ją wykorzystać w „Kolejkach VIP”.

Gdy masz już przygotowaną Książkę, wejdź w schemat swojej wirtualnej centrali (wybierając na Panelu Klienta „Wirtualna Centrala” > „Moje Centralki” > „Utworzone centralki”), a następnie przejdź do edycji konkretnej kolejki. Dodaj teraz Twoją Książkę korzystając z „Lista VIP (Priorytetowa)”. Rozwiń listę, zaznacz puste pole przy odpowiedniej Książce i zatwierdź swój wybór klikając „Zapisz Ustawienia”.

Lista VIP w Panelu Klienta
Lista VIP w Panelu Klienta

Przykład działania Kolejki VIP: Jeśli w Kolejce oczekuje 4 Klientów i dołączy do niej numer telefoniczny z Listy VIP, będzie on od razu umieszczony na czele oczekujących, zajmie zatem 1 miejsce w kolejce.

Funkcja „Kolejki VIP” wchodzi w skład usługi TeleCube PRO. Jest ona dostępna bezpłatnie w ramach 2 pakietów Wirtualnej Centrali tj. Premium i Elite. Jeśli posiadasz niższy pakiet e-centrali (Start lub Biznes) możesz zakupić TeleCube PRO (zawierające m.in. Kolejki VIP, Ankietę SMS i SMS po rozmowie) w cenie 19 zł netto + VAT / miesiąc (dodatkowo należy uiścić jednorazową opłatę aktywacyjną: 19 zł netto + VAT).

Nigdy więcej sygnału zajętości w Twojej firmie!

Zachęcamy do obejrzenia filmu, w którym przedstawiamy w jaki sposób wdrożyć w swojej firmie funkcję kolejkowania oraz jak generować i analizować raporty z kolejek. Życzymy udanego seansu!