• Porady
• Inne
• Biznes

Autor: Kamil Pietrasik / 17 marca 2016

Jak skutecznie zarządzać czasem w przedsiębiorstwie?

Planowanie, czy zarządzanie czasem, to temat, nad którym trenerzy i szkoleniowcy mogą się rozwodzić godzinami. Znaczenie tych dziedzin potwierdza zasada Pareto, według której 80% wyników osiągamy w ciągu 20% przeznaczonego czasu, natomiast pozostałe 80% czasu poświęcamy na 20% wyników. Niezależnie od tego, czy jesteśmy rannymi ptaszkami, czy nocnymi markami, najbardziej efektywną pracę z reguły wykonujemy na początku. Im dłużej trwa praca, tym łatwiej poddajemy się, nawet nieświadomie, czynnościom, które od tej pracy odciągają, np. przeglądaniu Internetu, oglądaniu telewizji, czytaniu. Pierwszym krokiem do osobistego sukcesu w zarządzaniu czasem jest uświadomienie sobie własnych „zjadaczy czasu”.

Zarządzanie własnym czasem to jedno, natomiast zarządzanie czasem pracy całej firmy to temat zupełnie odrębny. Właściciel firmy (lub manager), rozdysponowując zadania do wykonania, ma realny wpływ na to, jak szybko praca zostanie wykonana. Istotnych jest tu kilka czynników:

• Cel – zawsze musi być jasny i dokładnie sformułowany. Praca, która wydaje się bezcelowa, wykonywana jest zdecydowanie dłużej i częściej jest odkładana na później.
• Priorytet – zrozumiały, ale rozsądnie i realnie dobrany priorytet zadania sprawi, że pracownik nie będzie miał wątpliwości co do kolejności realizowania czynności. Im wyższy priorytet zadania z wyraźnie określonym celem, tym wcześniejsze będzie jego wykonanie. Nadawanie wszystkim zadaniom najwyższego priorytetu wywoła jednak efekt odwrotny do zamierzonego.
• Plan – w przypadku szeregu powiązanych zadań delegowanych grupie pracowników, ich zależność powinna być określona, a ogólny plan realizacji przekazany. W przypadku planu konieczna może okazać się organizacja spotkania grupy osób zaangażowanych. Taka forma planowania jest najskuteczniejsza, jeżeli chodzi o przekazywanie informacji o złożonych projektach.

Organizacja spotkań nie jest jednak tak prosta, jakby się mogło wydawać. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że im mniej osób jest w spotkanie zaangażowanych, tym lepiej. Jest to jednak pozorne. Mniejsza liczba uczestników sprawia, że łatwiej jest pojedynczym członkom zespołu przekładać jego termin. Bez poczucia marnowania pracy i czasu grupy ludzi. Niezależnie jednak od wielkości zespołu, przy organizacji spotkania lider musi wziąć pod uwagę kilka czynników:

• priorytetowość spotkania,
• charakter spotkania,
• osobowość członków spotkania.

W przypadku priorytetowości organizowanego „meetingu” im ważniejszy jest temat, tym wcześniej w stosunku do innych należy go omówić. Spotkanie w sprawie istotnego projektu powinno odbyć się przed wszelkimi nużącymi czy standardowymi zebraniami.

Charakter spotkania także może być różny. Może służyć wnikliwej analizie czy zrelacjonowaniu postępu prac, przypisaniu oraz zaplanowaniu kolejnych zadań do wykonania lub może wymagać burzy mózgów. Zaangażowanie kreatywności wymaga umysłu świeżego i wypoczętego, a więc po kawie i śniadaniu, ale przed pierwszym odczuciem zmęczenia (warto zwrócić uwagę na zasadę Pareto). Ścisła analiza nie będzie tak efektywna po burzy mózgów, kiedy pracownicy są nastawieni na spontaniczne myślenie. Rutynowe spotkanie w celu przypisania kolejnej partii zadań jest idealne na zakończenie pracy. Dzięki temu poranne godziny dnia następnego są w pełni wykorzystane. Osobowość członków zespołu czasami trudno jest pogodzić. Zupełnie inaczej pracują nocne marki, a inaczej ranne ptaszki. 7 rano, będąca najlepszą porą dla wydajności skowronków, bywa zabójcza dla tych, którzy w nocy mają najwięcej energii. Poznanie osobowości swoich pracowników bywa więc kluczem do organizacji pracy w pełnej efektywności bez jednoczesnego obciążania pracowników presją czasu.

Organizacja spotkań w małej firmie zdaje się nie być zadaniem skomplikowanym. Jednak może być utrudniona przez przypadki losowe, np. chorobę kluczowego członka zespołu, urlop, delegację czy szkolenie. Problematycznym może być również brak osobnego pomieszczenia konferencyjnego w momencie, kiedy pracownicy już są rozsiani po kilku pokojach lub brak rzutnika czy przenośnych laptopów. W przypadku dużych firm z wieloma oddziałami, oczywistą barierą są kilometry dzielące współpracowników. Najszybszym sposobem na odbycie spotkań zarówno organizacyjnych, jak i tych wymagających większego zaangażowania uczestników, jest telekonferencja. Najprościej pojęcie to można zdefiniować, jako połączenie telefoniczne grupy osób.

Organizacja telekonferencji w TeleCube nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani dedykowanego sprzętu stacjonarnego. W przypadku aplikacji zainstalowanej na standardowym sprzęcie komputerowym, Telekonferencję możesz uruchomić za pomocą kilku kliknięć myszką.

Jej przewaga nad spotkaniami tradycyjnymi to możliwość realizowania kilku telekonferencji w jednym czasie. To tak jakby organizować kilka spotkań stacjonarnych jednocześnie, ale bez konieczności posiadania takiej ilości sal konferencyjnych (więcej o zastosowaniu telekonferencji pisaliśmy tutaj: Praktyczne zastosowanie wirtualnej sali konferencyjnej). Dodając do opcji TeleCube zewnętrzną aplikację do współdzielenia ekranu, np. program TeamViewer, otrzymujemy połączenie znacząco ułatwiające pracę bez konieczności spotykania się face-to-face.

Komunikacja głosowa z możliwością przedstawienia sytuacji bezpośrednio z ekranu własnego komputera znajdzie zastosowanie praktycznie w każdej branży. W TeleCube telekonferencja jest dostępna jako funkcja dodatkowo płatna. Standardowo dostępna jest również w najbardziej optymalnym cenowo pakiecie Premium oraz w najbardziej rozbudowanym pakiecie Elite (sprawdź Cennik TeleCube). Spotkanie przeprowadzimy nie tylko wewnątrz firmy. Telekonferencja TeleCube będzie idealnym narzędziem do kontaktu z klientami znajdującymi się w dowolnym miejscu w kraju i na świecie. Firma, z którą można współpracować bez konieczności częstych wyjazdów będzie z pewnością uznawana za wartościowego partnera biznesowego.

Jeżeli planujesz spotkanie w przeciągu najbliższych 14 dni lub chcesz przetestować telekonferencję TeleCube, skorzystaj z opcji bezpłatnej rejestracji i darmowego testowania.