• Telecube
• Porady
• VoIP

Autor: TeleCube / 11 lutego 2015

Schemat centrali TeleCube

W poprzednim wpisie omówiliśmy poszczególne kroki parametryzacji własnej centrali VoIP TeleCube. W niniejszym natomiast dookreślimy elementy składowe centrali oraz podpowiemy jak i do czego można je wykorzystać.

A zatem zaczynamy

Jest to element, który pozwala na ustawienie komunikatu głosowego, który będzie informował osoby dzwoniące do firmy np. o:

• godzinach otwarcia firmy – jeśli dzwoni w czasie, w którym żaden z pracowników już nie jest dostępny, albo w okresie świątecznym,
• urlopie – jeśli całą firmą postanowicie zrobić sobie wakacje lub wyjazd integracyjny,
• wystąpieniu awarii/przypadku losowego, która uniemożliwia kontakt z firmą.

Warunek ten jest ustawiany dla konkretnego okresu czasu np. godzin i/lub dat.

To element informacyjny, głosowy pojawiający się każdorazowo po połączeniu z konkretnym numerem w firmie. Przykładem może być komunikat powitalny, składający się z przywitania oraz informacji do jakiej firmy się właśnie dodzwoniliśmy, z prośbą o wybranie numeru wewnętrznego, celem połączenia dzwoniącego z określoną osobą lub działem firmy.

To tak zwane „drzewko”. Ta opcja jest najczęściej wykorzystywana przez firmy posiadające call center lub kilkuosobowe działy handlowe. Pozwala ona przypisać pod poszczególne numery, wybierane z klawiatury telefonu, konkretne funkcje. Przykładowo, niektóre numery mogą prowadzić do zapowiedzi/komunikatów głosowych, a inne do kontaktu z pracownikiem odpowiedzialnym za dany dział. IVR może również zastąpić w firmie korzystanie z tradycyjnych numerów wewnętrznych. Zamiast wybierania tonowo konkretnego numeru wewnętrznego do wybranego pracownika czy działu w firmie, można ten dział (lub danego pracownika) podpiąć pod jego numer na drzewku IVR.

To funkcja, dzięki której klienci mają możliwość pozostawienia wiadomości głosowej. Jest ona szczególnie pomocna jeśli aktualnie żaden z pracowników nie jest dostępny by odebrać telefon od klienta.

To bardzo przydatne rozwiązanie, zwłaszcza, jeśli grupa pracowników, bądź jeden z nich, często rozmawia przez telefon i ma zajęty numer. Dzięki użyciu tej funkcji dzwoniący nie trafi na sygnał zajętości. Nie będzie zatem musiał ponownie próbować się wdzwonić pod wybrany numer, ale zostanie zakolejkowany do rozmowy i dodatkowo może zostać poinformowany o tym, który w tej kolejce jest. Dzięki czemu może podjąć decyzję, czy chce czekać czy jednak rozłączyć się i ponowić kontakt z firmą w terminie późniejszym. Ta opcja najlepiej sprawdza się w firmach, w których funkcjonuje recepcja lub rejestracja (np. przychodnia czy centrum fitness).

To funkcja centrali VoIP, w której w jedną grupę możemy połączyć kilka numerów telefonów czy to wewnętrznych, czy również zewnętrznych. W ten sposób można łączyć numery pracowników z jednego działu – na przykład handlowego. Podpięcie tej opcji pod numer w IVR spowoduje, że jeśli klient wybierze odpowiedni numer na drzewku to zostanie połączony z zespołem numerów, a centrala np. będzie próbowała po kolei obdzwonić każdy z wpiętych numerów, do czasu, aż trafi na wolną linię lub telefon zadzwoni na biurku każdego z konsultantów.

To wyjątkowa funkcja centrali. Dzięki niej udostępniamy swoim pracownikom i/lub klientom, numer telefonu pod który mogą się wdzwonić (z dowolnego miejsca na świecie), a następnie w kilka osób, przeprowadzić grupową rozmowę (zrealizować telekonferencję) i omówić ważny temat. Jest wyjątkowo przydatna, gdy potrzebujemy zebrać w jednym czasie kilku rozproszonych lokalizacyjnie pracowników. Bądź też pracowników i klientów, by przedyskutować np. konkretny projekt. W ten sposób można nie tylko uzyskać szybki i jednoczesny kontakt z wieloma ludźmi na raz, ale również ułatwić i przyśpieszyć proces omówienia poszczególnych tematów. Dodatkowo można zaoszczędzić na ewentualnych kosztach dojazdu uczestników tychże rozmów.

Tworzenie schematu jest bardzo łatwe i wygodne, oczywiście zawsze można skontaktować się z nami, gdyby pojawiły się jakieś wątpliwości. Schemat dopasowujemy do struktury firmy i sposobu jej działania; może być on bardzo prosty, lub też bardziej rozrośnięty i skomplikowany. Przykładowe schematy prezentujemy poniżej.