• Biznes

Autor: TeleCube / 19 listopada 2015

Dlaczego firmowe spotkania są jednym z najgorszych rytuałów

Prawie każda firma obecnie traktuje spotkania jako istotny element swojej działalności. Najważniejsze z nich dotyczą wytyczania kierunków rozwoju firmy. Celem tych mniej istotnych jest przekazywanie informacji oraz delegowanie obowiązków. W trakcie spotkań pozostałych uzupełnia się brakujące dane i ustalenia.

Nie ma znaczenia gdzie pracujesz, ani dla kogo, spotkania na pewno są ważnym elementem Twojej pracy. Jest tylko jeden problem: spotkania są niekorzystne dla biznesu.

Oczywiście nie chodzi o to, że każde ze spotkań, które kiedykolwiek miało miejsce, było stratą czasu. Na pewno uda Ci się przywołać przynajmniej jedno takie spotkanie, które było naprawdę efektywne. Jednak większość z nich głównie przeszkadza w pracy i jest niepotrzebnym rytuałem, który szkodzi firmie. Nie wierzysz?

Powiedzmy, że mieliście spotkanie zaplanowane na 10:00 i jeden z Twoich pracowników o godzinie 09:45 zgłasza problem. Zamiast usiąść, zająć się tym tematem i krok po kroku go rozwiązać, to pracownik musi się udać na niezwiązane z tym problemem spotkanie.

Niektórzy pracownicy mogą wręcz odmówić podjęcia pracy przed spotkaniem (niekoniecznie Ci o tym mówiąc) wiedząc, że zostanie ona przerwana. To ma ogromny wpływ na produktywność.

Nieważne jak duży lub jak mały jest zespół biorący udział w spotkaniu oraz jak bardzo pieczołowicie opracowany został harmonogram spotkania, bardziej niż prawdopodobne jest to, że w końcu zboczy ono z tematu. Kiedy zaczynają się luźne rozmowy, cel spotkania schodzi na drugi plan. Idealne spotkanie trzyma się tematu.

Niestety idealne spotkania nie istnieją.

To jedna z najgorszych cech spotkań i jest prawie nieunikniona. Osoba organizująca spotkanie, z reguły szef (w tym manager projektu), często zaprasza na spotkanie określonych pracowników, nawet jeśli jest nikła szansa, że temat będzie ich dotyczył lub też, że wniosą do niego coś twórczego.

Zwiększenie liczby uczestników, które czasem może być postrzegane jako dobra rzecz – więcej umysłów, większe prawdopodobieństwo rozwiązania problemu od ręki – tak naprawdę jest najczęściej szkodliwe. Nie tylko odciąga większą ilość pracowników od pracy. Powoduje również oddalanie się od celu spotkania i wprowadza więcej możliwości rozproszenia uwagi.

Wydaje się, że jednogodzinne spotkanie to żaden problem. To w końcu tylko jedna stracona godzina, nawet jeśli spotkanie okaże się bezproduktywne.

Niestety takie podejście nie przedstawia całego obrazu sytuacji. Spotkania zabierają czas wszystkim jego uczestnikom. Zatem takie spotkanie siedmiu osób to razem 7 straconych godzin czasu pracy, a jeśli do tego odbywa się ono w każdym tygodniu – przemnóżmy to przez 52 tygodnie… co razem daje 360 godzin rocznie straconych na tego typu spotkania.

Ta negatywna cecha spotkań, jest najistotniejsza ze wszystkich i należy ją brać pod uwagę gdy rozważamy produktywność firmowych spotkań.
Ci, którzy uważają, że spotkania działają, są w błędzie. To, że uczestniczą w nich ludzie i mają one miejsce w siedzibie firmy, wcale nie oznacza, że faktycznie cokolwiek w ich trakcie zostanie zrobione. Większość spotkań kończy się na rozmowach o pracy, podczas gdy praca nie jest wykonywana. Rozmawianie o rozwiązywaniu problemów nie rozwiązuje tych problemów. W niektórych przypadkach może się zdarzyć, że problem zostanie odrobinę naświetlony. Jednak w większości przypadków zostanie on tylko bardziej skomplikowany lub nie będzie w ogóle rozwiązany. Pod koniec spotkania okaże się, że doszliśmy do punktu, w którym zaczęliśmy.

Zgodnie z przemową David’a Grady’ego i Jason’a Fried’a na TED Talk co roku kadra zarządzająca bierze udział w ponad 3 miliardach spotkań. Spędzają na nich 40- 50% swojego czasu pracy. Prawie 34% wszystkich spotkań okazuje się stratą czasu. To oznacza, że osoby, które przeznaczają na nie 23 godziny swojej pracy tygodniowo, marnują prawie 8 godzin co tydzień. A to jest przecież praktycznie cały dzień pracy. Z tego powodu szacuje się straty na produktywności na poziomie około 34 miliardów dolarów rocznie, w samych tylko Stanach Zjednoczonych.

Kiedy patrzysz na spotkania przez pryzmat produktywności, rentowności oraz tego jak wpływają na morale pracowników, są one oczywistym nieefektywnym systemem komunikacji i współpracy. Jeśli chcesz ominąć tę przeszkodę, rozwiązanie jest proste: pozbądź się wszystkich spotkań. Sprawdź sam: pozbądź się ich najpierw na tydzień i sprawdź, jak to zadziała. Zweryfikuj, jak w tym tygodniu będą wykonywane zadania. Przetestuj, w końcu zawsze możesz wrócić do prowadzenia spotkań.

Jeśli jednak nie jesteś w stanie wyobrazić sobie Twojej pracy bez spotkań. Przyjrzyj się gruntownie jak one przebiegają w Twojej firmie. Skróć czas ich trwania, zaproś mniej uczestników i skup swoją uwagę na osiągnięciu efektów.

Będziesz zaskoczony rezultatem.

źródło artykułu: ANNA JOHANSSON