• VoIP
• Biznes

Autor: TeleCube / 11 marca 2015

Praktyczne zastosowanie wirtualnej sali konferencyjnej

Czy zdarza się Wam, że chcielibyście pilnie zebrać zespół by omówić kluczową dla losów firmy decyzję, ale aktualnie każdy jest w rozjazdach i pozostaje Wam wtedy jedynie opcja obdzwaniania każdego z osobna, która jest w tym przypadku nieefektywna i może spowodować efekt niczym z zabawy w głuchy telefon. Albo czy zdarzyło się tak, że klient potrzebował z działem kreatywnym z Waszej firmy omówić jakiś temat, jednak nie mógł się zjawić osobiście na spotkaniu, ani Wy nie mogliście poświęcić czasu całego działu na przejazd do danego klienta? A może razem z zespołem potrzebowaliście się skontaktować z Waszym podwykonawcą i omówić ostatnie zmiany w projekcie?

W sytuacji gdy osoba, z którą chcemy się skontaktować działa lub przebywa blisko naszej firmy opisane wcześniej sytuacje występują sporadycznie. Jednak w dzisiejszych czasach krąg naszych partnerów biznesowych, nie zawęża się już tylko do lokalnego rynku. Nierzadko wychodzi poza region, a nawet kraj. Tak samo my poszukujemy zleceniobiorców nie tylko na lokalnych rynkach, ale również poza nimi.

Często zatem odległość klient-wykonawca jest duża i niemożliwa do przebycia w krótkim czasie. Stanowi to kłopot, w sytuacji gdy niektóre problemy wymagają szybkiego kontaktu np. z całym jego zespołem usługodawcy. Mało tego, czasami do rozmowy potrzebne jest wprowadzenie jeszcze jednej firmy. Na przykład takiej, której usługi czy produkt są ściśle powiązane z tymi, które my świadczymy dla naszego klienta.

Może zdarzyło się Wam też tak, że chcieliście spotkać się pilnie z klientem, ale wszystkie sale przeznaczone na spotkania były pozajmowane i porezerwowane na kilka najbliższych dni?

Naprzeciw takim problemom wychodzi usługa telekonferencje, oferująca wirtualną salę konferencyjną. Z wirtualnej sali może korzystać każda firma, która posiada wirtualną centralę VoIP TeleCube.

Wybierasz jeden z numerów z Twojej puli numerów w wirtualnej centrali i przypisujesz mu funkcję wirtualnej sali konferencyjnej – w schemacie centrali TeleCube.

Aby przygotować taką salę, należy przypisać do niej kod dostępu. Jest to jednocześnie identyfikator konferencji i kod zabezpieczający przed dołączeniem się do rozmowy osób niepowołanych. Kod dostępu składa się z 4 dowolnych cyfr.

Po ustawieniu parametrów wirtualnej sali konferencyjnej można już z niej korzystać. Wystarczy tylko rozesłać wszystkim stronom zaproszonym do rozmowy wybrany i ustawiony kod. Po wdzwonieniu się na numer telefonu przypisany do telekonferencji rozmówca zostanie poproszony o jego podanie.

Jedynym ograniczeniem wirtualnej sali konferencyjnej jest ilość rozmówców mogących brać udział w jednej telekonferencji – maksymalnie 15 osób. Natomiast nie ma ograniczeń w tworzeniu jednoczesnych (realizowanych w tym samym czasie) telekonferencji.

Wirtualna sala konferencyjna nie działa jak zwykłe sale konferencyjne, które często bywają zajęte i miejsce w nich trzeba rezerwować z wyprzedzeniem. W salach konferencyjnych TeleCube jednocześnie może odbywać się wiele telekonferencji naraz. Każda z tych konferencji ma nadany swój indywidualny kod dostępu (identyfikator).

Efektywność telefonii VoIP nie polega tylko na redukcji kosztów samych połączeń telefonicznych. Objawia się ona również w innych aspektach.
W przypadku np. funkcji sali konferencyjnej w wirtualnej centrali TeleCube mamy możliwość oszczędzania także czasu oraz kosztów przejazdów.

Aktualizacja na dzień 27 lipca 2021 r. : Obecnie w jednej sali telekonferecyjnej może rozmawiać jednorazowo do 30 uczestników.