• Telecube
• Porady
• Inne
• VoIP

Autor: TeleCube / 23 kwietnia 2015

Przypomnij się skutecznie

W poprzednim wpisie przekonywaliśmy do tego, że warto korzystać z przypomnień i powiadomień, a najlepiej do tego celu wykorzystać SMS. Oczywiście najlepiej bramkę, którą znajdziecie w TeleCube 🙂

Dzięki wdrożeniu w procesy firmy opcji przypomnień sms, ulegnie zmniejszeniu liczba spotkań, na które klienci nie przyszli, bo po prostu zapomnieli. Dlatego warto się przypominać. Nie tylko by nie marnować swojego czasu jadąc na spotkanie, na którym nie zastaniemy drugiej strony. Lecz również dlatego, że jest to bardzo ważny element obsługi klienta.

Mało kiedy udaje nam się umówić na spotkanie z jednodniowym wyprzedzeniem. Jest to możliwe najczęściej tylko w takim momencie, kiedy coś innego wypadnie z listy. Czasem termin spotkania ustalany jest z tygodniowym lub nawet dłuższym wyprzedzeniem. A po takim czasie bardzo łatwo zapomnieć o tym, że byliśmy z kimś umówieni. Oczywiście jako pracownicy firmy odpowiedzialni za kontakt z klientami i potencjalnymi klientami posiadamy najczęściej odpowiedni zestaw narzędzi przypominających. Narzędzia te mamy w zależności od upodobań. W wersji analogowej (tradycyjny papierowy kalendarz) lub cyfrowej (aplikacja kalendarza zainstalowana najczęściej na naszym telefonie).

Żeby przypomnienie było skuteczne należy je wysłać w odpowiednim momencie. Wysłanie za wcześnie sprawi, że przypomnienie nie spełni swojego zadania. Gdyż tak jak o spotkaniu, tak i o przypomnieniu klient zapomni. Wysłane za późno spowoduje, że klient, który zapomniał o spotkaniu nie zdąży już na nie dojechać. Ewentualnie nie przyjedzie bo zaplanował w międzyczasie coś innego.

Przypomnienie najlepiej wysłać na 24 godziny przed spotkaniem. Jest to wystarczająca ilość czasu by uporządkować ewentualne zmiany harmonogramu dnia spowodowane zapomnieniem o spotkaniu. Jest to również wystarczająco krótki czas między informacją, a samym spotkaniem by nie zapomnieć o nim. Przypomnienie o spotkaniu na pewno nie powinno zostać wysłane później jak kilka godzin przed spotkaniem. Godzina przed jest terminem już za krótkim. Odpowiedni czas wysyłki przypomnienia to również danie możliwości klientowi uprzedzenia nas, że jednak nie będzie miał możliwości spotkania się z nami. W takim przypadku będziemy mogli umówić klienta na kolejny, odpowiadający mu termin.

Oczywiście są również daty i godziny, w których nie powinno się niepokoić klienta. Nie ma znaczenia, jak ważne jest dla nas to spotkanie. Nie należy wysyłać przypomnień w godzinach między 22:00, a 06:00. Również weekendy i dni świąteczne są tymi dniami, w których nie należy przeszkadzać klientowi.

Wybranie nieodpowiedniej pory na wysyłkę komunikatu SMS spowoduje jedynie złość klienta, a jest to ten rodzaj emocji, z którą na pewno nie chcemy by klientom kojarzyła się nasza firma. Taka złość przekłada się na cały wizerunek naszej firmy.

Oprócz terminu wysyłki przypomnienia o spotkaniu trzeba odpowiednio przemyśleć jego treść, by zawierała wszystkie potrzebne informacje: datę, godzinę, miejsce spotkania, imię i nazwisko osoby, z którą ma się odbyć spotkanie oraz kontakt do niej. Jeśli sms będzie wysłany ze zwykłego numeru telefonu warto przypomnieć nazwę firmy lub też temat spotkania.

Wiadomo, że każde powiadomienie, nie tylko sms, należy dokładnie przemyśleć, gdyż ich nadmiar oraz nieodpowiednio dobrany czas wysyłki może skutecznie zniechęcić klientów do firmy. Jak już pisaliśmy, w przypadku większości powiadomień wysyłka w weekend może być niemile widziana. Są jednak od tej reguły wyjątki. Wiadomość SMS, zawierająca informację o promocji lub zaproszenie na wyjątkowe wydarzenie może sprawić sporą przyjemność naszym klientom i w takiej sytuacji wysłanie jej, nawet w weekend jest do zaakceptowania. Może i wiele osób utrzymuje, że nie lubi niespodzianek, ale tych pozytywnych, jednak nigdy za wiele 🙂