• Telecube
• Inne
• Biznes

Autor: TeleCube / 25 czerwca 2015

Przygotuj firmę na swój urlop

Zbliżają się wakacje, czyli czas urlopów. Jednak prowadząc firmę nie chcemy lub nie możemy sobie pozwolić na zbyt wiele wolnego. Przede wszystkim dlatego żeby nie stracić kontaktu z aktualnymi klientami i/lub nie utracić potencjalnych klientów.

Istnieją sposoby, by w sezonie urlopowym pozostać z klientem w kontakcie, a jednocześnie naprawdę wypocząć. Korzystając z telefonii internetowej (VoIP) i tym samym z wirtualnej centrali telefonicznej mamy dostęp do wielu funkcji, dzięki którym podczas urlopu będziemy spokojniejsi o nasz biznes.

Gdy wyjeżdżamy na urlop, ważnym jest odpowiednie poinformowanie naszych klientów o tym fakcie. Korzystając z funkcji komunikatów, możemy już z wyprzedzeniem ustawić na naszej infolinii telefonicznej powiadomienie, iż w okresie od tego do tego dnia firma będzie niedostępna z uwagi na urlop. Często ma to miejsca w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej i niezatrudniania pracowników. Lecz nawet jeśli w firmie pracuje więcej osób, to okres wakacyjny jest czasem, gdy większość branż zwalnia. Powodem tego jest fakt, e wielu pracowników korzysta z urlopów. Jeśli ten okres spowalnia procesy w firmie i przez to na przykład jest skrócony czas pracy to i o tym warto poinformować klientów. Zarówno zanim ten okres się rozpocznie jak i w trakcie jego trwania.

Komunikat można ustawić (zgodnie z wybranymi warunkami czasowymi) już jako pierwszą informację po wybraniu przez klienta naszego numeru telefonu, jak i po wybraniu numeru wewnętrznego, który przykładowo łączy z konkretnym działem w naszej firmie.

Nagranie dowolnego komunikatu i jego ustawienie zajmuje jedynie kilka chwil. A zadbanie o to, by klient był dobrze poinformowany o dostępności firmy, jest szalenie ważne i nie do przecenienia. Komunikat może zostać nagrany przez kogoś z naszej firmy, jak również można skorzystać z usług profesjonalnego lektora. Dodatkowo, w wirtualnej centrali TeleCube mamy również dostępną opcję wirtualnego lektora, dzięki czemu nagranie potrzebnego komunikatu zajmie tylko kilka minut.

Jednak nie zawsze chcemy lub możemy całkowicie zawiesić działalność na czas naszego urlopu. Czasami wolimy pozostawać w kontakcie z klientami i firmą. W takim przypadku, mimo iż nie będziemy dostępni na miejscu, możemy wpiąć w wirtualną centralę numer telefonu komórkowego. Dzięki temu klienci będą mogli dzwonić na numer stacjonarny, przekonani, że dzwonią do biura, a będą przekierowywani na naszą komórkę. Dzięki takim ustawieniom nie ma konieczności przekazywania numeru telefonu komórkowego do publicznej wiadomości. Klienci dzwonią na ten numer tylko w tym czasie kiedy tego chcemy lub pojawia się taka potrzeba.

Możemy również połączyć powyższe funkcje i np. ustawić swoją dostępność tylko na godzinę lub dwie w czasie trwania urlopu. Stosowny komunikat poinformuje o tym klientów. A jeśli w czasie naszej dostępności klient zadzwoni do biura, wówczas rozmowa zostanie przekierowana na nasz telefon komórkowy.

W przypadku, gdy na czas naszego urlopu chcemy się całkowicie wyłączyć, naładować nasze baterie do pełna i nie chcemy pozostawać pod telefonem nawet na kilka godzin dziennie, możemy włączyć pocztę głosową. Klienci zostaną poinformowani komunikatem o naszej nieobecności. Jednocześnie damy im możliwość przekazania nam wiadomości, którą to możemy potem odsłuchać z dowolnego miejsca i w razie potrzeby oddzwonić.

Gdy przebywamy za granicą, również można skorzystać z powyższych rozwiązań, nawet z przekierowania. Przy czym, jeśli zabieramy ze sobą komputer, możemy połączenia odbierać również na nim. Do odbierania połączeń wystarczy, oprócz komputera, hotelowa sieć WiFi, słuchawki z mikrofonem oraz stosowny program zainstalowany na komputerze (np. ZoIPer). Do takiego odbierania rozmów możemy również wykorzystać telefon typu smartphone, wówczas potrzebujemy na nim tylko zainstalować odpowiednie oprogramowanie.

Wirtualna centrala TeleCube to wygodne i praktyczne narzędzie, które pozwala oszczędzić czas, pieniądze oraz wspiera utrzymanie relacji biznesowych.

Jeszcze przed wyjazdem na urlop zapraszamy do przetestowania naszej wirtualnej centrali zupełnie za darmo, przez 14 dni – to najlepszy sposób przekonania się, jakie daje możliwości. Zamień tradycyjny telefon na telefonię internetową i wirtualną centralę.